Ein rechtssicherer Umgang mit Informationssystemen erfüllt die Erwartungen von Kunden und steigert die Reputation. Wenn Sie einen Tag der offenen Tür im Betrieb veranstalten oder Kunden zum Beratungsgespräch empfangen, sollten Sie die folgenden Regeln beachten.
1. Achtsamkeit bei Bildern von Personen (-gruppen)
Digitale Bilder lassen sich unbegrenzt vervielfältigen und verteilen. (Nah-) aufnahmen von Personen (-gruppen) sollten daher nur mit vorheriger Einwilligung gemacht werden. Es gilt das gesetzliche „Recht am eigenen Bild/der eigenen Daten“. (BDSG, DSGVO)
2. Vorsicht bei Bildern sicherheitsrelevanter Installationen
Sicherheitsrelevante Installationen wie Fluchtpläne, Notausgänge, Brandschutztüren, Feuerlöscher, IT-Systeme, etc. – vor allem in Innenräumen gehören zu schutzbedürftigen Einrichtungen. Sie haben weder etwas in privaten Bildarchiven oder im Internet zu suchen und sollten daher nicht fotografiert werden.
3. Verschließen von Informationen und Informationssystemen
Um Schäden, Manipulation oder Diebstahl von IT-Systemen (wie Dokumente, USB-Sticks, Tablets) zu verhindern, sollten Besucher oder Kunden nicht in geschützte Bereiche wie persönliche Büros, Server- und Verteilerräume gelangen. Vergeben Sie auch keine Zugangsdaten zu IT-Systemen und schalten Sie unnötige Energieverbraucher ab.
4. Verschluss interner Daten, Dokumente und Informationen
Vertrauliche Informationen (print/digital) in Form von Ausdrucken, Mappen, etc. sollten nicht öffentlich zugänglich bzw. herumliegen. Prüfen Sie auch kritisch öffentlich zugängliche Informationen auf deren Aktualität und Relevanz. Veraltete Informationen wirken negativ auf das Erscheinungsbild.
5. Fliegende Verkabelung und provisorische Geräte
Stolperfallen durch Kabel oder Geräte können Personen und IT-Systeme gefährden. Achten Sie daher bei übergangsweisen Installationen auf mögliche Unfallgefahren. Dies gilt insbesondere für provisorische Verkabelung und Geräte mit offen zugänglicher Elektronik.
Nun kommt es auch mal vor, dass nicht jeder diese Regeln kennt oder auch mal vergisst. Insofern darf man auch gerne darauf hinweisen bzw. Personen zurück in öffentlich zugängliche Bereiche begleiten.